5 consejos y trucos para el marketing de tu evento

En gran parte debido al «distanciamiento social», que dificultó la celebración de eventos a causa de la pandemia, la temporada de eventos vuelve con toda su fuerza. La gente está deseando volver a encontrarse con compañeros del sector, conocer a gente nueva, hablar de temas profesionales o simplemente charlar. Esto es positivo, pero hace que la organización de eventos se haya vuelto un poco desmesurada, por lo que hay bastantes. Entonces, ¿cómo se consigue movilizar al mayor número posible de asistentes? Tenemos 5 consejos para que el marketing de tu evento sea todo un éxito.

1 | Lo básico: la página web

Si un árbol se cae en algún lugar del bosque y nadie lo cuenta, ¿se ha caído realmente? Esta pregunta, propia de las ciencias de la comunicación, se puede aplicar fácilmente a tu evento. Si tu evento tiene lugar en algún sitio y nadie se ha enterado, ¿se ha celebrado realmente? O dicho de otra forma: ¿qué pena les da a los organizadores tener que acabarse solos el bufé?

¡Así pues, el primer paso para que un evento tenga una buena asistencia es la página web! Todos lo sabemos por experiencia propia: cuando oímos hablar de un evento, pero no encontramos ninguna página web al respecto, nos parece algo profundamente misterioso. ¿Acaso he oído mal o lo recuerdo mal?

No te preocupes, no tiene por qué ser una página web costosa, sino simplemente una página en la que toda la información importante y las posibles novedades se puedan consultar de forma rápida y sencilla. Entre estos puntos se incluyen:

• Dónde y cuándo tiene lugar el evento.
• ¿Cuándo empieza exactamente (apertura de puertas, mesas redondas, actuaciones especiales)? Estos son precisamente los datos que los visitantes buscan con mayor frecuencia justo antes de que comience el evento.
• ¿Cómo se realiza el registro? (¿Quizás haya incluso una aplicación propia para descargar o, al menos, un enlace con registro personal o una referencia a una página de evento en Facebook?).

Las páginas web como estas suelen crearse «internamente» por cuenta propia o encargarse a una agencia. Lo mejor es que pongas la creación de la página web al principio de tu lista de tareas pendientes relacionadas con tu evento, ya que la dirección debe figurar en todos los materiales publicitarios posteriores.

2 | Lo más sencillo: utilizar tus propios medios de comunicación

La forma más sencilla y, probablemente, también la más eficaz de informar a tus clientes actuales sobre tu evento son los canales de comunicación con los que ya cuentas. ¿Existen boletines informativos periódicos en los que se pueda anunciar el evento con antelación? ¿Se puede publicar alguna que otra entrada promocional en el feed de tus redes sociales? ¿Se publica quizá una revista para clientes en la que se podría dedicar incluso una o dos páginas al evento? Lo importante aquí es no exagerar. Sí, el evento es importante, pero mencionarlo innumerables veces durante meses en todas las comunicaciones podría provocar cierto hartazgo, sobre todo si algunos clientes ya se han inscrito hace tiempo. 

Volviendo al punto tan importante del «anuncio temprano», en este caso cuanto antes, mejor, ya que, como se ha mencionado al principio, existe una gran competencia en el calendario de eventos. Si el evento ya está marcado con un círculo rojo en el calendario anual del cliente, ya se ha ganado. Si alguien más ya se ha asegurado ese hueco, la cosa se complica (véase el bufé de autoservicio).

3 | La parte complicada: llegar a un público nuevo

Por supuesto, siempre es un placer ver caras conocidas en tu evento. Pero las caras nuevas también te ayudan a avanzar en el ámbito empresarial. Evidentemente, no se llega a estos visitantes potenciales del evento a través de los propios canales de CRM (es decir, mediante la gestión de los clientes actuales). Dado que la captación de nuevos clientes es un ámbito muy diversificado y excedería el alcance de este pequeño apartado, solo diré esto: ¿quiénes podrían ser los nuevos clientes potenciales y cómo puedo llegar a ellos? Da igual si me dirijo a ellos mediante segmentaciones específicas a través de anuncios en redes sociales o con campañas de publicidad exterior estratégicamente bien situadas (véanse nuestros artículos sobre el tema Publicidad exterior), si no sé quiénes van a ser los futuros visitantes, resultará complicado, caro y habrá pocas posibilidades de que se formen largas colas en la entrada. 

4 | La categoría reina: invitaciones personalizadas

Volvamos al tema de la reserva de espacio en el calendario de eventos de 2025. Si piensas en lo mucho que te puede aportar, tanto a nivel económico como personal, un cliente fiel, no escatimes en la creación de Invitaciones. Es precisamente aquí donde uno puede dar rienda suelta a su creatividad y elegir materiales de alta calidad o que se adapten a la temática. El mero hecho de abrir la invitación debe convertirse en todo un acontecimiento; gracias a la personalización, el lector o la lectora se siente valorado y no tira inmediatamente a la papelera de reciclaje esa obra de arte impresa.

Si quizá tú no seas la persona adecuada para diseñar este tipo de invitaciones, seguro que hay compañeros o compañeras en tu empresa a los que les encantaría encargarse de ello. Si no es así, también hay numerosas opciones para esta ocasión Agencias cerca de ti, que te prestan un apoyo incondicional. Y, una vez más: las invitaciones personales no deben descuidarse por motivos económicos, ¡son demasiado importantes para eso!

5 | El «calentador»: una mirada entre bastidores

«Ya han llegado la escultura de hielo a tamaño real y los tragafuegos». Aunque no siempre se trate de noticias tan llamativas para el público, merece la pena difundirlas a través de las redes sociales. Hablando de redes sociales: precisamente en el caso de los eventos, merece la pena crear una página del evento en Facebook. Aquí, los visitantes pueden mantenerse siempre al día, establecer contactos, ver quién más ha confirmado su asistencia (si no fuera por la opción «quizás», poco útil pero muy utilizada, entre las opciones de confirmación) y recibir un recordatorio del evento a tiempo. Aunque una página de Facebook de este tipo no debería sustituir por completo a la página web, sin duda puede complementarla.

Echar un vistazo entre bastidores permite reavivar el interés por el evento una y otra vez. Por ejemplo, si se ha invitado a un ponente muy interesante o se ha contratado a un servicio de catering exclusivo, se trata de noticias que tienen cierta relevancia tanto para quienes ya han confirmado su asistencia como para quienes aún están indecisos. Y sí, las esculturas de hielo y los tragafuegos nunca están de más, por supuesto…